دور المطوفين والمطوفات في الجمعيات العمومية

الكاتب احمد الحلبي

الاخوة والاخوات المطوفين والمطوفات 

تحية طيبة 

وكل عام وأنتم بخير

مع انطلاق دعوات مؤسسات الطوافة للمطوفين والمطوفات لحضور اجتماع الجمعية العمومية لمناقشة الميزانية الفعلية للعام المالي المنتهي ، والميزانية التقديرية للعام المالي القادم ، تحدث البعض عن مجالس الادارات بلغات ولهجات لا ينبغي أن تقال ، فرؤساء وأعضاء مجالس الادارات هم مطوفون ونحن من اخترناهم لتمثيلنا ، وان اختلفنا معهم في وجهات النظر وطريقة العمل فهذا لا يعني أن هناك خلاف شخصي أو حقد  لأي منهم . 

ومع تقديري للبعض ممن يرون أن هذه المجالس على خطأ ، فهنا نقول أن هذا رأيهم وعلينا احترامه ، ومطالبتهم بضرورة تحكيم العقل قبل اصدرا الحكم ، حتى لا يقعوا في الاساءة لأي شخص . 

وان كان البعض يرى أن مجالس الادارات على صواب والآخرين على خطأ مهما كان عطاؤهم ، فهذا رأي آخر ينبغي أن نحترمه . 

وما أود ايضاحه هنا أن حضور الجمعية العمومية حق مشروع لكل مطوف ومطوفة وفقا للنظم واللوائح ولا يمكن نزع هذا الحق ، لكن في المقابل علينا أن نحسن تعاملنا في نيل هذا الحق . 

أما فيما يتعلق بمدى أحقية المطوفين والمطوفات الاطلاع على الميزانية قبل انعقاد اجتماع الجمعية العمومية ، فهنا أوضح بأن من حق المطوفين  الاطلاع على الميزانية ـ دون تصويرها ـ قبل انعقاد اجتماع الجمعية العمومية  من خلال مراجعتهم للإدارة المالية . 

أما المطوفات فيحقن لهن أيضا ، وقد اثبتت مؤسسة مطوفي حجاج الدول العربية هذا الحق ومكنت المطوفات من الاطلاع على الميزانية قبل انعقاد اجتماع الجمعية العمومية الأول . 

وأتمنى من الجميع الاطلاع على مواد اللائحة التنظيمية الإدارية لواجبات ومسئوليات مجالس إدارة مؤسسات الطوافة الأهلية ، خاصة ما يتعلق بالجمعية العمومية للمساهمين ، والتي تنص على : 

   1-   تتكون الجمعية العمومية من جميع المساهمين بالمؤسسة ولكل منهم حق التصويت في الجمعية العمومية بعدد أسهمه ويتساوى في ذلك الحق الذكور والإناث .

   2-   تنعقد الجمعية العمومية بدعوة من رئيس مجلس الإدارة ولوزارة الحج والعمرة طلب انعقادها بناءً على طلب (30%) من المساهمين أو بناء على طلب المحاسب القانوني للمكتب أو كلما دعت الحاجة لذلك .

   3-   توجه الدعوة لانعقاد الجمعية العمومية قبل خمسة وعشرين يوماً على الأقل بالإعلان عنها في إحدى الصحف المحلية موضحاً بالإعلان مكان وزمان انعقاد الجمعية ، كما توجه المؤسسة في نفس التاريخ الدعوة إلى المساهمين في الميعاد المذكور بخطابات مسجلة على عناوينهم المقيدة في سجلات المكتب وتشمل الدعوة جدول الأعمال ، وترسل صورة من الدعوة وجدول الأعمال إلى وزارة الحج في نفس توقيت إرسال الدعوة إلى المساهمين .

   4-   يحق لوزارة الحج والعمرة أن توفد مندوبا أو أكثر لحضور الجمعية العمومية للمساهمين كمراقبين ويتولى أحدهم أمانة سر اجتماع الجمعية .

   5-   يكون لكل مساهم في المؤسسة الحق في حضور الجمعية العمومية وللمساهم أن يوكل عنه كتابة مساهماً آخر من غير أعضاء مجلس الإدارة بموجب وكالة شرعية ، ويجوز للمساهم أن يمثل نفسه ومن يخوله بالوكالة .

   6-   تجوز للمساهمة أن توكل بموجب توكيل شرعي من تراه حتى ولو كان من غير أبناء الطائفة لحضور اجتماع الجمعية العمومية .

   7-   تنتخب الجمعية العمومية ثلثي أعضاء مجلس إدارة المؤسسة وفق الآلية الموضحة في البند الأول من المادة الثانية وتناقش الحسابات الختامية للعام المالي السابق وتقرها ، وكذلك تصوت على أية موضوعات يطرحها مجلس الإدارة وتتطلب موافقة الجمعية العمومية .

   8-   تنعقد الجمعية العمومية مرة على الأقل كل سنة خلال الستة شهور التالية لانتهاء السنة المالية وبعد اعتمادها من قبل الوزارة ، ويجوز دعوة الجمعية العمومية للانعقاد كلما دعت الحاجة إلى ذلك .

   9-   يصدر مجلس الإدارة عن كل سنة مالية ميزانية للمؤسسة وتقريراً مفصلاً عن نشاط المؤسسة ومركزها المالي ويوقع رئيس مجلس الإدارة على الوثائق المشار إليها وتودع نسخ منها في مقر المؤسسة تحت تصرف المساهمين للاطلاع عليها فقط خلال الفترة من تاريخ الإعلان عن موعد انعقاد الجمعية العمومية وحتى تاريخ انعقاد الجمعية ، وعلى رئيس مجلس الإدارة أن يرسل صور من هذه الوثائق إلى وزارة الحج قبل تاريخ انعقاد الجمعية العمومية بخمسة وعشرين يوماً على الأقل .

  10-  يسجل المساهمون الراغبون في حضور الجمعية العمومية سواءً أصالة أو وكالة أسمائهم إلى الوقت المحدد لانعقاد الجمعية ويحرر عند انعقاد الجمعية كشف بأسماء المساهمين الحاضرين والممثلين وعدد الأسهم التي في حيازتهم أصالة ووكالة ، ويحق لكل مساهم الاطلاع على هذا الكشف .

  11-  لا يكون انعقاد الجمعية العمومية صحيحاً إلا إذا حضره عدد من المساهمين في المؤسسة أصالة ووكالة يمثلون نسبة (51%) من إجمالي أسهم المساهمين ، فإذا لم يتوافر النصاب في الاجتماع الأول وجهت الدعوة إلى اجتماع ثان يعقد خلال الثلاثين يوماً التالية للاجتماع السابق بالطريقة المنصوص عليها في الفقرة (3) أعلاه ــ عدلت فأصبحت بعد عشرة أيام ــ ويعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً أيا كان عدد الحاضرين من المساهمين وأسهمهم وتصدر قرارات الجمعية العمومية بالأغلبية المطلقة لعدد الأسهم الممثلة في الاجتماع أصالة ووكالة .

  12-  لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الاشتراك في التصويت على قرارات الجمعية العمومية التي تتعلق بإبراء ذمتهم من المسئولية عن إدارتهم .

  13-  لكل مساهم حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية وتوجيه الأسئلة بشأنها إلى أعضاء مجلس الإدارة أو المحاسب القانوني للمؤسسة ، ويجيب مجلس الإدارة أو المحاسب القانوني بالقدر الذي لا يعرض مصلحة المؤسسة للضرر ، وإذا رأى المساهم أن الرد عن سؤاله غير مقنع أحتكم إلى الوزارة وكان قراراها في هذا الشأن نافذاً .

  14-  يلتزم كل مساهم بالقرارات التي تصدر من الجمعية العمومية وفقاً لأحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة سواء أكان حاضراً أم غائباً وسواء أكان موافقاً على هذه القرارات أو مخالفاً لها .

  15-  يترأس اجتماع الجمعية العمومية رئيس مجلس إدارة المؤسسة أو أحد نائبيه في حالة غيابه ويتولى رئيس المجلس أو من يفوضه افتتاح جلسة الاجتماع وتلاوة ملخص تقرير مجلس الإدارة ، كما يتولى تنظيم إدارة النقاش وطرح الأسئلة ووضع الآلية المتبعة في التصويت السري والعلني ، وله الحق في تفويض من يراه للقيام بتنظيم ذلك ويختار الرئيس في بداية الجلسة شخصاً أو أكثر من بين المساهمين أو من الحاضرين من غير المساهمين لتولي مهمة أمانة سر الجمعية العمومية بالإضافة لممثل الوزارة .   

  16-  يتم التصويت على الحسابات الختامية أو أية موضوعات أخرى يطرحها مجلس الإدارة للتصويت ويتم الإعلان عنها في جدول الأعمال بعد انتهاء النقاش بطريق الاقتراع السري  حيث يدلي مساهمو المؤسسة الحاضرون في الجلسة بأصواتهم بالموافقة أو الرفض أو الامتناع من خلال نماذج التصويت التي توزعها المؤسسة عليهم عند تسجيلهم لأسمائهم وتوقيعهم بالحضور ولا تحتسب الأصوات التي لا يتم الإدلاء بها وفق الاستمارات التي توزع على المساهمين .

  17-  تقوم لجنة يشكلها رئيس الجمعية العمومية خلال انعقاد الجمعية لتجميع استمارات التصويت من المساهمين الحاضرين فور اكتمال عملية التصويت ولا يجوز لأي شخص آخر من غير أعضاء اللجنة القيام بتجميع أية استمارات من المساهمين .

  18-  يتم فرز وتسجيل الأصوات بواسطة اللجنة التي تم تشكيلها خلال انعقاد الجمعية بمشاركة مندوب الوزارة ويتم استبعاد الأصوات التي يتبين مخالفتها للتعليمات باعتبارها أصواتاً باطلة وبعد اكتمال عمليات الفرز ترفع النتيجة إلى رئيس الجلسة الذي يقوم بتلاوة نتيجة التصويت وثم قرار الجمعية بذلك الصدد وتصدر قرارات الجمعية بالأغلبية المطلقة لعدد الأسهم بعد استبعاد الاستمارات الممتنع أصحابها عن التصويت .

  19-  يحرر في اجتماع الجمعية محضر يتضمن أسماء المساهمين الحاضرين أصالة ووكالة والقرارات التي اتخذت وعدد الأصوات التي وافقت عليها أو خالفتها وخلاصة وافية للمناقشات التي دارت في الاجتماع وتدّون بصفة منتظمة عقب كل اجتماع في سجل خاص يوقعه رئيس الجمعية .

  20-  مع عدم الإخلال بحقوق الغير الحسن النية يقع باطلاً كل قرارات تصدر من الجمعية العمومية بالمخالفة لأحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة ولكل مساهم اعترض في محضر الاجتماع على القرار أو تغيب عن الحضور بسبب مقبول وخلال ستين يوماً من تاريخ صدور قرار الجمعية أن يطلب من وزير الحج والعمرة  إبطال القرار ولوزير الحج والعمرة قبول الطلب أو رفضه على أنه يترتب على القضاء ببطلان القرار اعتبار القرار كأن لم يكن بالنسبة لجميع المساهمين .